Migrare i dati in ZOHO CRM: consigli e best practice

Per chi si avvicina al CRM la prima volta, parlare di migrazione dati potrebbe essere un tema minore. La procedura guidata per migrare i dati in Zoho CRM garantisce che i tuoi dati vengano “spostati” in modo accurato andando a ridurre gran parte del lavoro manuale.

Zoho CRM fornisce una configurazione personalizzata per la migrazione da Salesforce, altri account Zoho CRM, Pipedrive, Highrise, Insightly, MS Dynamics, Maximizer o qualsiasi altro CRM tu stia già utilizzando.

Accorgimenti prima di migrare i dati in Zoho CRM

Affinché la migrazione avvenga nel miglior modo possibile, è bene seguire delle brevi linee guida che ti forniamo di seguito:

• I file dovrebbero essere in formato CSV;

• La dimensione massima del file per ciascun file è 2 GB, con un limite di importazione di 200 file contemporaneamente e un limite massimo di dimensione file totale di 25 GB;

• Puoi caricare un file ZIP che contiene solo file CSV;

• La maggior parte dei moduli Standard verranno associati automaticamente al sistema in base ai nomi dei file in Zoho CRM;

• Se disponi di file non mappati, puoi creare un modulo e aggiungere i file appropriati a quel modulo;

• Puoi anche creare il file come modulo di collegamento direttamente dalla finestra corrente;

• Zoho CRM suggerisce i campi personalizzati disponibili nel file di importazione ma non all’interno di Zoho CRM;

• Due o più file possono essere mappati su un modulo. In questo caso l’intestazione della colonna dovrebbe essere la stessa in tutti i file; solo allora puoi mapparli su un singolo modulo.

10 consigli per la migrazione dei dati

1. Gli allegati possono essere importati in Zoho CRM, ma bisogna tener conto dello spazio di archiviazione. Ne hai a sufficienza? Tieni presente la rilevanza dei documenti. In questo modo potrai fare una selezione prima di effettuare la migrazione;
2. Se hai esportato i tuoi dati da un altro CRM, fai un’adeguata verifica. Ci sono tutti i dati che ti aspettavi di trovare? Alcuni DB esportano solo record da te specificati. Spesso è facile incorrere in perdita di dati;
3. Elimina i duplicati e i dati di cui non hai bisogno prima della migrazione. E’ molto più faticoso gestire questo passaggio di pulizia dei dati successivamente all’importazione;
4. L’ordine di importazione dei dati è fondamentale. In Zoho CRM è disponibile un wizard che faciliterà la migrazione dei dati dal tuo precedente CRM in uso. La sua utilità però, è strettamente legata al rispetto della sequenza di importazione;
5. Puoi importare utenti del sistema, che saranno aggiunti in modalità “disattivi”. Una volta terminato il processo di importazione, ti sarà possibile attivarli;
6. Accertati che la tipologia dei campi di destinazione corrisponda a quelli di partenza;
7. La formattazione del campo è importante. Controlla il formato data nel file da importare e seleziona il medesimo formato nel migration wizard. I file in formato CSV non salvano la formattazione del campo data, sarà automaticamente convertito a campo testo se il file viene salvato e chiuso. Controlla il formato data e mantieni il file aperto prima di importarlo.
8. I campi obbligatori devono necessariamente contenere dati. In caso contrario l’intero record sarà saltato. Per evitare questo risultato, puoi fare in modo che nessun campo di destinazione prima dell’importazione abbia come attributo l’obbligatorietà, e assegnarla una volta terminata l’importazione.
9. Fai in modo che i campi personalizzati siano creati prima dell’importazione dei dati. Altrimenti dovrai uscire dal wizard e creare il campo di destinazione. Infine potrai tornare di nuovo al wizard. Ti consigliamo di cliccare il bottone con dicitura “next” prima di abbandonare il wizard, in questo modo salverai il processo di mappatura dei campi fin lì realizzato.
10. Effettua sempre un controllo incrociato prima dell’importazione.

Dopo aver visto questi brevi consigli e best practice, e attualmente la tua azienda deve fare una migrazione di dati in Zoho CRM, sappi che puoi contare sul supporto degli esperti CRMpartners! Ti basterà fissare una consulenza gratuita per confrontarti con loro per una prima call.

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