Come gestire email aziendali senza sprecare tempo, prova Zoho Mail

Uno studio condotto da McKinsey ha rilevato che i dipendenti trascorrono in media il 28% del loro tempo lavorativo settimanale a leggere, scrivere e rispondere alle email. Capire come gestire le email aziendali non è quindi un aspetto da sottovalutare della quotidianità lavorativa dei/delle dipendenti perché può interferire con altre attività cruciali.

Perché una gestione mail aziendale efficiente è importante

Ogni dipendente si trova giornalmente a dover controllare, leggere, rispondere e inoltrare email occupando più del tempo che realmente vorrebbe dedicare a questo processo. Oltre a ridurre e velocizzare il tempo dedicato alla posta elettronica aziendale, una gestione professionale delle mail ha molti altri vantaggi, quali:

• Comunicazioni efficaci. Le email sono uno strumento primario per la comunicazione aziendale. Una gestione efficace delle email assicura che gli scambi siano tempestivi, chiari e ben organizzati, riducendo i ritardi e le possibilità di fraintendimenti;

• Produttività e gestione del tempo. Organizzare la casella di posta, utilizzare filtri e impostare regole di automazione riduce il tempo necessario per individuare le email importanti, consentendo di concentrarsi su altre attività prioritarie;

• Archiviazione e recupero delle informazioni. Attraverso l’etichettatura, la categorizzazione e la creazione di cartelle tematiche, è possibile archiviare le email in modo intuitivo e ritrovarle rapidamente quando necessario. Questo facilita la ricerca di comunicazioni passate, documenti o decisioni prese, migliorando la produttività e riducendo l’ingombro e l’overhelm;

• Sicurezza delle informazioni e conformità normativa. La gestione delle email deve garantire la protezione dei dati aziendali sensibili e riservati. Ciò implica l’implementazione di misure di sicurezza per prevenire l’accesso non autorizzato alle comunicazioni.

Il miglior strumento che le imprese possono adottare per ridurre il tempo trascorso sul controllo delle email è l’utilizzo di un software che abbia determinate funzionalità e caratteristiche come Zoho Mail.

Come gestire email aziendali con le funzionalità di Zoho Mail

Zoho Mail è un software professionale per la posta elettronica aziendale che aiuta i/le dipendenti ad essere più produttivi e concentrarsi su altre mansioni importanti.
Ti permette di organizzare le email in modo professionale, sicuro, con garanzia di privacy e senza di annunci pubblicitari.

Ma vediamo nel dettaglio come gestire email aziendali e quali sono le principali funzionalità di Zoho Mail:

• Dominio e indirizzi e-mail personalizzati. Creare un indirizzo email con dominio aziendale migliora la visibilità e la credibilità del brand. Man mano che la tua impresa crescerà, con Zoho Mail potrai standardizzare gli indirizzi e-mail e crearne di gruppo coerenti con i ruoli, come assistenza@dominiopersonalizzato.com;

• Pannello di controllo completo. Con il pannello di controllo di Zoho Mail puoi personalizzare tutti i criteri e i campi che desideri come gli utenti, gli alias di gruppo, i criteri, le migrazioni ecc…;

• Conservazione delle e-mail e eDiscovery. Grazie ad eDiscovery per Zoho Mail puoi tenere traccia, conservare, effettuare ricerche e individuare i dati di cui hai bisogno, nel momento richiesto sempre nel rispetto delle disposizioni legislative;

• Posta su dispositivi mobile. L’app mobile di Zoho Mail include moduli per calendario, contatti, file e una suite di app completa che consente agli utenti di svolgere più attività durante gli spostamenti;

• Utilizzo degli streams. Con Zoho Mail puoi sostituire i thread di scambi di e-mail con commenti, taggando i tuoi compagni di team, condividendo file, gestendo attività e molto altro, direttamente dalla tua casella di posta in arrivo;

• Sicurezza e privacy dei dati. Zoho Mail si rifà a strumenti avanzati per la protezione dei dati come ad esempio rilevamento malware, crittografia, Single Sign-On, OAuth 2.0 e molti altri ancora. Inoltre, come tutti gli altri software Zoho è conforme alle norme GDPR;

• Migrazioni di e-mail e calendario. Puoi migrare da qualsiasi server in modo facile e veloce non solo le tue mail ma anche i tuoi contatti, i calendari e dati archiviati;

• AI Generativa. Grazie alla nuova integrazione tra Zoho e OpenAI, Zoho Mail ha nuove funzionalità di AI Generativa. Zia può creare i testi dopo che hai specificato tu la lunghezza, il tone of voice e, creare i riassunti di email molto lunghe ottimizzando di gran lunga le tempistiche.

Scopri anche l’integrazione tra Zoho Mail e Zoho CRM per aumentare le vendite

L’integrazione tra Zoho Mail e Zoho CRM offre la possibilità di gestire efficacemente i potenziali clienti, permettendo di visualizzare simultaneamente le comunicazioni via email, le note e le attività correlate.

Come gestire email aziendali con l’integrazione?

• Informazioni di contatto. All’arrivo di una mail potrai leggere e modificare le informazioni del contatto cliccando sull’indirizzo del mittente;

• Suggerimenti automatici. Quando inizi a digitare l’indirizzo di posta, comparirà l’elenco dei contatti CRM suggeriti e pertinenti a ciò che hai iniziato a scrivere;

• Sincronizzazione dei dati. Grazie all’integrazione, tutte le attività, le date di scadenza, le priorità e le trattative aggiunte tramite Zoho Mail compaiono automaticamente anche su Zoho CRM e viceversa.

Un software gestione mail aziendale migliora quindi la produttività, la comunicazione, l’organizzazione e l’immagine dell’azienda. Contribuisce a costruire un ambiente lavorativo più collaborativo favorendo il successo complessivo.

Se vuoi iniziare a gestire la posta elettronica aziendale in modo funzionale e avere maggiori informazioni sull’integrazione con Zoho CRM richiedi una consulenza gratuita con i nostri esperti.

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