Avere un software per la firma digitale è diventato oramai obbligatorio nel 2023.
La firma digitale qualificata è un meccanismo avanzato per garantire l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità dei documenti elettronici. Questa tipologia di firma è riconosciuta legalmente e ha il medesimo valore giuridico di quella tradizionale.
Cos’è la firma digitale qualificata? Perché le aziende dovrebbero utilizzarla?
La firma digitale qualificata si basa sull’uso di un certificato emesso da un ente autorizzato. Il documento ufficiale associato alla firma contiene informazioni univoche sull’identità del firmatario e viene utilizzato per creare una firma elettronica unica. Questa firma è collegata al firmatario e alle informazioni del documento, garantendo così l’integrità dei dati e la sua autenticità.
L’utilizzo della firma digitale qualificata offre numerosi vantaggi. Innanzitutto, semplifica e velocizza i processi di firma dei documenti, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e scansionare il cartaceo.
Inoltre, i software firma digitale forniscono un elevato livello di sicurezza. Grazie alla crittografia e all’uso di chiavi private, è praticamente impossibile falsificare o alterare le firme elettroniche. Ciò garantisce che i documenti siano protetti da manipolazioni o falsificazioni, garantendo la fiducia nelle transazioni e nei processi digitali.
Dal punto di vista legale, la firma digitale è equiparata a quella autografa e gode di validità giuridica. In molti Paesi, è riconosciuta da leggi e normative specifiche che ne stabiliscono l’utilizzo e l’efficacia. Questo vuol dire che i documenti firmati digitalmente possono essere presentati come prove legali in caso di contestazioni o controversie.
Software firma digitale per fare del bene all’ambiente
Ultimo ma non meno importante, utilizzare un software firma digitale contribuisce alla riduzione dell’impatto ambientale. Eliminando la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, si riduce il consumo di carta e si promuove la sostenibilità ambientale.
Secondo un’analisi condotta da DocuSign, ogni contratto firmato digitalmente risparmia in media 1,5 kg di carta.
Basti pensare che grazie ai dati forniti da AgID relativi al secondo semestre dell’anno scorso sono state apposte quasi 3 miliardi di firme digitali remote su circa 30 milioni di documenti.
Qual è la differenza tra firma digitale e firma elettronica?
La firma digitale e la firma elettronica sono due concetti distinti, anche se spesso vengono utilizzati come sinonimi.
La firma elettronica a differenza di quella digitale:
- È un concetto più ampio che include tutte le forme di firma applicate in formato elettronico, comprese quelle che non utilizzano la crittografia avanzata;
- Può includere firme scansionate, firme digitali, firme biometriche, firme basate su codice PIN e molte altre ancora;
- Può avere diverse validità legali a seconda delle normative e delle leggi di ciascun Paese.
In sintesi, la firma digitale è una forma specifica di firma elettronica che offre un livello più elevato di sicurezza e validità legale rispetto ad altre forme di firma elettronica.
Scopri perché utilizzare Zoho Sign per la firmare i documenti online
Zoho Sign è un software firma digitale completo premiato nel 2021 da SoftwareReview con la medaglia d’oro come leader nel settore delle firme elettroniche grazie alla facilità di integrazione dei dati, l’amministrazione IT e la strategia di prodotto.
Questo applicativo è stato inoltre riconosciuto, da IDC, come Major Player per la facilità d’uso, il piano d’azione e la semplicità di integrazione con app di terze parti.
Vediamo nel dettaglio quali sono le caratteristiche di questo software per la firma digitale:
- Gestione semplificata e intuitiva dei documenti. Trasferisci senza problemi i tuoi documenti aziendali su Zoho Sign dalle tue soluzioni di app desktop o cloud ed esegui automaticamente il backup delle copie firmate;
- Aggiunta automatica dei campi. Su Zoho Sign aggiungi tag di testo al contenuto dei documenti, inoltre i campi corrispondenti verranno creati automaticamente quando carichi il documento per iniziare il processo di firma;
- Migliora la collaborazione in remoto. Aggiungi una nota pubblica o privata per elaborare le informazioni sul documento, tieni traccia dello stato del documento e invia promemoria, richiama il documento e annulla il processo di firma in caso di errori e approva o rifiuta i documenti in base alle tue preferenze;
- Scelta della firma e creazione di workflow. Con Zoho Sign tieni traccia, scrivi o carica le firme nei documenti come preferisci e nella tua lingua nativa. Inoltre, firma i documenti da solo o raccogli le firme da altri nell’ordine che preferisci con pochi clic anche da app mobile;
- Personalizzazione e integrazione. Con Zoho Sign puoi convertire i documenti usati frequentemente in modelli e aggiungere la tua brand identity;
- Sicurezza e conformità dei dati garantita. Zoho Sign offre una crittografia di livello militare e garantisce la massima sicurezza dei dati. È conforme alle leggi più recenti sulle firme digitali: ESIGN ed eIDAS.
Abbiamo quindi visto come l’utilizzo di un software per la firma digitale come Zoho Sign generi grandi vantaggi per le aziende in termini di sicurezza, efficienza, sostenibilità e conformità legale.
Noi lo utilizziamo, tu vorresti provarlo? Inizia a ridurre il consumo di carta e a semplificare i processi per la firma e la compilazione dei documenti.
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