Tracciare i project management KPI è indispensabile per capire se il tuo progetto sta andando nella giusta direzione.
I KPI (Key Performance Indicator) servono per restituire una visione chiara relativamente al raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma anche per valutare se le risorse associate ad un’attività sono ottimali o se necessitano di essere implementate.
Tenere traccia dei KPI è essenziale per migliorare costantemente le performance di un team, lavorare sui punti deboli e rendere un progetto efficace nel lungo periodo.
Avere un approccio data-centrico è possibile, soprattutto utilizzando strumenti funzionali al monitoraggio dei project management KPI come Zoho.
Perché è importante monitorare i KPI
Ci sono diversi motivi per affidarsi agli indicatori di performance quando si lavora ad un progetto. I KPI servono per verificare l’andamento delle attività e capire se stanno andando nella giusta direzione in termini di raggiungimento dell’obiettivo. In particolare, monitorare i KPI aiuta i manager e gli imprenditori a:
- Comprendere l’efficacia di una strategia di gestione di un progetto ed eventualmente apportare delle modifiche per facilitare il raggiungimento dei goals prefissati;
- Analizzare la qualità dell’output e capire se è in linea alle aspettative, sia dal punto di vista del team, sia dal punto di vista del cliente;
- Controllare il budget e modularlo in base alle necessità operative, per ottimizzare la gestione del denaro e arrivare al ROI;
- Assicurarsi che il progetto venga portato a termine rispettando le deadline, in ogni fase del suo sviluppo.
Quali sono i principali project management KPI da monitorare?
I project management KPI da monitorare possono variare da progetto in progetto, ma ci sono un elenco di indicatori fondamentali da tracciare per verificare l’andamento delle attività.
Possiamo dividere questi indicatori in diverse macro categorie:
- KPI legati al tempo, che fanno riferimento al rispetto di tempistiche e deadline per l’avanzamento progettuale;
- KPI economici, che fanno riferimento all’utilizzo e alla distribuzione del budget;
- KPI di efficacia, che si riferiscono al grado di ottimizzazione del progetto e di ogni suo aspetto gestionale;
- KPI di qualità, ovvero gli indicatori che misurano la soddisfazione dal punto di vista del cliente.
Vediamo qualche esempio.
KPI legati al tempo
Alcuni KPI legati al tempo sono:
- Cycle time, ovvero i tempi utili per portare a termine un progetto;
- Ore pianificate vs tempo effettivamente impiegato;
- Numero di ore dedicate al progetto di ogni singola risorsa;
- Numero di revisioni alla programmazione temporale delle attività.
KPI economici
Parlando, invece, di project management KPI di natura economica, i più interessanti sono:
- Costo pianificato, ovvero il budget da destinare alle attività progettuali;
- Scostamento del budget, ovvero le variazioni economiche rispetto al budget di partenza;
- Indice di rendimento dei costi;
- Tempo necessario per stabilire il budget progettuale.
KPI di efficacia
Alcuni KPI di efficacia misurati in un progetto sono:
- Numero di progetti annullati;
- Formazione necessaria per portare avanti il progetto;
- Valore di redditività di ogni singola risorsa impiegata nel progetto.
KPI di qualità
Infine, ecco alcuni project management KPI relativi alla qualità:
- Tasso di soddisfazione del cliente;
- Net Promoter Score, ovvero il KPI che misura la fedeltà del cliente al marchio, attraverso la somministrazione di un questionario di gradimento;
- Numero di reclami;
- Tasso di abbandono dei clienti.
Perché l’integrazione Zoho Projects con Zoho Analytics ti aiuta a monitorare i KPI
Monitorare tutti i KPI di un progetto è essenziale per far sì che le performance siano ottimali in azienda. Gestire il monitoraggio manualmente è impossibile: la tecnologia è la risposta per avere sempre dati aggiornati in tempo reale, da utilizzare per migliorare costantemente l’andamento di un progetto.
L’integrazione tra Zoho Projects e Zoho Analytics permette di creare report e dashboard dettagliate da poter condividere in tempo reale con tutto il team.
Scegliendo le soluzioni Zoho, potrai:
- Analizzare l’avanzamento del lavoro del team;
- Monitorare il carico di lavoro dei dipendenti e bilanciarlo in base alle necessità;
- Ottenere un’analisi burn-down del progetto, così da capire se sei in anticipo o in ritardo rispetto al piano di avanzamento;
- Avere dati sempre aggiornati in una dashboard elaborata con l’aiuto dell’AI e completamente personalizzabile;
- Utilizzare una piattaforma semplice, intuitiva e mobile friendly.
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