Inside Zoho Projects: far vincere i PM nella gestione dei progetti

Stress da progetto? Zoho Projects ti salva
Per i PM la gestione dei progetti è una battaglia senza fine. Sei spesso alle prese con scadenze mancate, risorse sovraccariche e una comunicazione inefficace tra i membri del team.

I Project Manager di ogni azienda, dalle startup alle grandi imprese, si trovano quotidianamente a fronteggiare le stesse difficoltà. Il progetto inizia bene, ma presto emergono imprevisti: il budget esaurisce, i tempi si dilatano, e ti ritrovi a gestire una crisi dopo l’altra. Fogli di calcolo Excel che diventano caotici, bacheche e lavagne condivise piene di task dimenticati e post-it sparsi ovunque: è una scena fin troppo comune.

Spesso questo si concretizza in quella sensazione di ansia crescente mentre ti accorgi che un progetto sta deragliando. Ti è mai capitato? È proprio in questi momenti che la gestione dei progetti diventa una sfida insormontabile e ogni piccola disorganizzazione può portare a costi elevati e a clienti insoddisfatti.

Ma c’è una buona notizia: esiste una soluzione concreta. Zoho Projects è uno strumento che, grazie alle sue funzionalità avanzate e intuitive, può letteralmente rivoluzionare il modo in cui affronti la gestione dei tuoi progetti. Non si tratta solo di tracciare le ore lavorative o monitorare l’avanzamento delle attività: Zoho Projects ti fornisce una visione d’insieme che ti permette di anticipare i problemi, piuttosto che affrontarli quando è troppo tardi.

Oggi ce ne parlerà Alessandro De Marinis, PM esperto di CRMpartners, che ci aiuterà a comprendere meglio Zoho Projects e perché è l’alleato migliore per vincere la sfida del Project Management.

Cosa troverai nell’articolo

• • • Le sfide più comuni nella gestione di progetti complessi
    • Come gestire il Time Tracking di un progetto?
    • Come avere visibilità sull’avanzamento di un progetto?
    • Il ruolo di CRMpartners nell’implementazione di Zoho Projects
    • Recensione Zoho Projects: come sfruttarlo al massimo secondo l’esperto De Marinis

Le sfide più comuni nella gestione di progetti complessi

Prima di tutto, fermiamoci un attimo e poniamoci una domanda cruciale: stai davvero utilizzando al meglio le risorse e le competenze del tuo team di progetto? Se la tua risposta è “no” o anche solo “non lo so”, potrebbe essere il momento di rivedere il tuo approccio. Troppe volte le risorse vengono sprecate, i talenti sottoutilizzati, e le opportunità perse semplicemente perché mancano gli strumenti giusti per gestire il tutto in modo efficace.

Gestire un progetto, infatti, non è mai un percorso lineare. Ci sono sempre ostacoli, imprevisti e complessità che possono trasformare anche il piano più solido in un campo minato. Tra le sfide più frequenti che le aziende affrontano, ci sono tre grandi problematiche che possono decidere il destino di un progetto:

• Gestione delle risorse. Spesso si verificano situazioni di sovraccarico o sotto-utilizzo, che causano colli di bottiglia e inefficienze. La sfida sta nell’assegnare correttamente le competenze alle attività necessarie, assicurando che ogni membro del team sia impiegato in modo ottimale. Zoho Projects ad esempio consente di monitorare in tempo reale il carico di lavoro di ogni membro del team. Con report dettagliati, puoi facilmente identificare chi è sovraccarico e chi ha più disponibilità, evitando ritardi e inefficienze;

• Gestione delle scadenze. Rispettare le scadenze è spesso una sfida a causa di pianificazioni non realistiche o cambiamenti improvvisi nelle priorità del progetto. Le scadenze non rispettate possono compromettere la soddisfazione del cliente e aumentare i costi del progetto. Grazie a strumenti di Project Management come Zoho Projects puoi prevenire questa problematica impostando date di scadenza per ogni task e milestone, inviando notifiche automatiche per i ritardi e visualizzando i progressi su un diagramma di Gantt;

• Controllo del budget. Un superamento dei costi previsti può derivare da una pianificazione iniziale inadeguata o da spese impreviste durante il progetto. Senza un monitoraggio continuo e accurato, mantenere il progetto entro i limiti di budget può diventare una missione impossibile. Con Zoho Projects, per ogni progetto, è possibile introdurre una sezione dedicata al budget di allocazione dove tutti i membri del team registrano le proprie ore.

Zoho Projects: l’alleato migliore per vincere la sfida del Project Management

Sulle sfide che abbiamo visto essere più comuni, abbiamo poi intervistato Alessandro De Marinis, che ci ha raccontato come la gestione di queste attività è un processo semplice e lineare grazie alle funzionalità presenti in Zoho Projects. Vediamo insieme alcuni esempi.

Come gestire il Time Tracking di un progetto?

Il tracciamento accurato delle ore su un progetto rappresenta una delle maggiori difficoltà per molte aziende. Il processo di inserimento manuale delle ore può essere inefficiente e soggetto a errori, rallentando i flussi di lavoro e complicando la valutazione delle prestazioni del team. Zoho Projects offre soluzioni innovative per superare queste difficoltà, semplificando il processo di tracciamento delle ore lavorative.

Una delle funzionalità chiave di Zoho Projects è il registro ore settimanali, che consente ai team di inserire le ore lavorative in modo rapido e organizzato. Questa funzionalità permette di loggare le ore in modo aggregato, migliorando l’efficienza e la precisione del tracciamento. Gli utenti possono facilmente “pinnare” i task più rilevanti e accedere rapidamente alle informazioni necessarie.

• Inserimento rapido. Il registro ore settimanali semplifica l’inserimento delle ore, riducendo il tempo necessario per completare questa operazione.
• Visione chiara e dettagliata. Fornisce una panoramica chiara e dettagliata del tempo dedicato a ogni progetto, facilitando la gestione delle risorse.
• Accesso rapido ai task. La possibilità di pinnare i task più importanti consente un accesso rapido e diretto, migliorando l’usabilità dello strumento.

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Come avere visibilità sull’avanzamento di un progetto?

Mantenere una visibilità chiara e costante sullo stato di avanzamento dei progetti è essenziale per garantire la soddisfazione del cliente e la collaborazione efficace tra i team. Tuttavia, la mancanza di sistemi di tracciamento efficienti e l’uso di modalità di inserimento dati poco ottimizzate possono compromettere questa visibilità, rendendo difficile il monitoraggio e la gestione dei progetti.

Zoho Projects offre strumenti avanzati per la generazione di report dettagliati, che consentono di monitorare in tempo reale il progresso di ogni progetto. L’integrazione con Zoho Analytics permette di creare report personalizzati e di configurare alert automatici per una gestione proattiva.

• Monitoraggio in tempo reale. I report dettagliati permettono di seguire l’avanzamento dei progetti in tempo reale, identificando tempestivamente eventuali ritardi o problemi.
• Report personalizzati. L’integrazione con Zoho Analytics consente di creare report su misura per le esigenze specifiche del progetto, offrendo una visibilità completa sulle attività e le risorse.
• Alert automatici. Configurare alert automatici che avvisano quando un membro del team ha loggato troppe o troppo poche ore permette di mantenere un controllo costante e di riequilibrare i carichi di lavoro.

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Il ruolo di CRMpartners nell’implementazione di Zoho Projects

CRMpartners svolge un ruolo fondamentale nel supportare i clienti durante l’implementazione e l’uso di Zoho Projects. La nostra missione è fornire una guida esperta, configurare il software secondo le esigenze specifiche del cliente e formare gli utenti per sfruttare al meglio le funzionalità offerte.

Sin dalle prime fasi dell’implementazione, aiutiamo i clienti a prendere decisioni strategiche riguardo alle impostazioni del portale. Offriamo consigli su come configurare i budget e personalizzare i profili utente, garantendo che le impostazioni siano ottimizzate per le loro esigenze specifiche.

Il nostro ruolo non si limita alla configurazione del software, ma si estende a fornire un supporto continuo e a formare i clienti. I training dettagliati sull’uso efficace del software ci permettono di aiutare i clienti a superare le sfide operative e a massimizzare l’uso delle funzionalità di Zoho Projects.

Recensione Zoho Projects: come sfruttarlo al massimo secondo l’esperto De Marinis

Alessandro De Marinis ci ha lasciato alcuni consigli pratici per sfruttare al meglio Zoho Projects.

Quando Utilizzare Zoho Projects?

“Zoho Projects è particolarmente indicato per progetti di una certa dimensione che richiedono un tracciamento accurato delle ore lavorative e una gestione strutturata delle attività. Il software di Zoho è ideale per organizzare e monitorare progetti complessi, ma può essere utilizzato anche per piccole attività. L’importante è avere un’architettura di progetto ben definita per sfruttare al meglio le sue funzionalità,”

afferma Alessandro.

 

Il Registro Ore Settimanali: Un Must-Have

“Questa funzione è un vero e proprio game-changer,” dice Alessandro. “Permette di inserire le ore in modo rapido e intuitivo, ottenendo una visione chiara e dettagliata del tempo dedicato a ogni progetto.”

 

Consigli Pratici per un Utilizzo Ottimale

Alessandro suggerisce di utilizzare l’integrazione con Zoho Analytics per creare report personalizzati.

“Potete configurare degli alert automatici che vi avvisano quando un membro del team ha loggato troppe o troppo poche ore, permettendovi di intervenire tempestivamente per riequilibrare i carichi di lavoro.”

 

Ti è piaciuto questo contenuto? Fa parte della nuova rubrica “Inside Zoho”, una serie di approfondimenti con i consulenti CRMpartners più esperti sui software Zoho. Se hai riconosciuto qualche sfida o hai visto qualche funzionalità che può essere interessante, Alessandro De Marinis e il resto del team di esperti CRMpartners sono a disposizione per aiutarti a trasformare il modo in cui gestisci i tuoi progetti, per vincere finalmente la sfida del Project Management.

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