Inside Zoho One: con Flavia Perrini alla scoperta della suite che rivoluziona i processi aziendali

Le aziende oggi affrontano una sfida comune: la necessità di digitalizzare i propri processi, ma spesso si perdono tra software per la gestione aziendale disconnessi e strumenti non comunicanti. In questa nuova puntata di Inside Zoho, approfondiamo con Flavia Perrini, Solution Specialist di CRMpartners, come Zoho One rappresenti la soluzione a questa frammentazione digitale.

Cosa troverari nell’articolo

• Zoho One è solo un software?
• I 5 applicativi fondamentali di Zoho One
• Come si struttura un progetto Zoho One

Chi è Flavia Perrini

Solution Specialist in CRMpartners dal 2021, Flavia Perrini rappresenta una figura chiave nei progetti di trasformazione digitale. Il solution specialist in CRMpartners è la persona che, una volta che il progetto è partito ed è stata gestita la parte commerciale, si occupa di raccogliere i requisiti e le esigenze dei clienti, capire gli obiettivi, analizzare la struttura aziendale e poi elaborare una soluzione.

In CRMpartners, ogni progetto vede la presenza di almeno un Solution Specialist che lavora in team con un Project Manager e uno sviluppatore. “Un progetto classico ha questa struttura”, racconta Flavia, “anche se nei progetti più grandi possono esserci due solution specialist o due sviluppatori, magari con un affiancamento senior-junior”.

Il ruolo va ben oltre l’aspetto tecnico: richiede capacità di analisi, problem solving e una profonda comprensione dei processi aziendali. Un lavoro che unisce competenze tecniche e soft skills per tradurre le esigenze del cliente in soluzioni concrete.

Inside Zoho One: molto più di un software

Spesso Zoho One viene immaginato come un unico programma, o viene confuso con il CRM”, esordisce Flavia, toccando subito uno dei malintesi più comuni. “La realtà è che è un pacchetto di tanti applicativi basati su cloud, dove ogni applicativo ha una sua funzionalità precisa, con il core nel miglioramento della digitalizzazione dei processi aziendali.”

Un ecosistema flessibile di oltre 50 applicazioni che possono funzionare sia indipendentemente che in perfetta sinergia. Ogni applicativo può essere acquistato e utilizzato separatamente, ma il vero valore emerge dall’integrazione nativa tra i diversi software aziendali.

Non è necessario migrare tutti i processi su Zoho: le aziende possono partire dai tool fondamentali per il loro business e scoprire gradualmente nuove possibilità, mantenendo anche software di terze parti per funzioni specifiche.

“Ognuno può potenzialmente lavorare singolarmente”, spiega Flavia, “ma le connessioni native tra le applicazioni Zoho rendono l’ecosistema un grande sistema integrato che permette di gestire a 360° i processi aziendali.”

Questa distinzione è fondamentale, Zoho One non è un singolo software ma un ecosistema di applicazioni integrate che possono:

• Funzionare indipendentemente
• Essere acquistate separatamente
• Comunicare nativamente tra loro
• Adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda

Le 5 applicazioni fondamentali di Zoho One

1. Zoho CRM: il cuore dell’ecosistema

“Zoho CRM è sicuramente il primo passaggio”, spiega Flavia, “perché è lo strumento che copre una grandissima fetta del processo aziendale”. Non è un caso che sia l’applicativo più richiesto dell’ecosistema Zoho: rappresenta spesso il primo passo verso la trasformazione digitale, con una versatilità che lo rende adatto a qualsiasi realtà, dallo studio dentistico che gestisce i pazienti, alla grande azienda che coordina la sua rete vendita.

Permette di:

• Gestire tutti i canali di acquisizione contatti
• Centralizzare le informazioni sui clienti
• Automatizzare i processi di vendita
• Tracciare ogni interazione

“Con il CRM”, conclude Flavia, “ogni attività diventa tracciabile e automatizzabile: dalle chiamate alle email, dalle opportunità commerciali alla generazione di offerte. È la fine dei dati dispersi su mille strumenti diversi.”

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2. Zoho Campaigns: la potenza dell’email marketing integrato

Non si può parlare di CRM senza considerare il marketing, e qui entra in gioco Zoho Campaigns. “Il CRM permette di mandare email transazionali e comunicazioni base, ma ha un limite di invii giornalieri”, spiega Flavia. “Zoho Campaigns è invece pensato specificamente per l’email marketing professionale e le comunicazioni massive”.

Permette di:

• Gestire campagne email marketing su larga scala
• Segmentare i contatti in base ai dati del CRM
• Automatizzare i flussi di comunicazione
• Analizzare i risultati delle campagne

“L’integrazione con il CRM è la vera forza”, evidenzia Flavia. “Non devi importare manualmente i contatti: ogni nuovo lead nel CRM è automaticamente disponibile in Campaigns, con tutte le sue informazioni pronte per essere utilizzate per comunicazioni mirate.”

3. Zoho Desk: l’assistenza clienti che fa la differenza

“Il terzo applicativo fondamentale è sicuramente Zoho Desk“, afferma Flavia. “È il tool pensato per la parte di assistenza clienti e ticketing, e funziona così bene che facciamo anche molti progetti di Desk indipendenti per aziende che vogliono semplicemente migliorare il loro servizio clienti.”

Permette di:

• Gestire tutte le richieste di assistenza
• Monitorare la soddisfazione dei clienti
• Organizzare il lavoro del team di supporto
• Tracciare le performance del servizio

“Anche qui, l’integrazione con il CRM fa la differenza”, sottolinea Flavia. “Per ogni cliente puoi vedere non solo i suoi ticket, ma anche quali campagne marketing ha ricevuto e come ha interagito con l’azienda. È una visione davvero a 360° del cliente.”

4. Zoho Projects: la gestione progetti evoluta

“Zoho Projects è fondamentale soprattutto per le aziende che vendono servizi”, spiega Flavia. “Una volta che il servizio è stato venduto attraverso il CRM, il passo successivo è l’apertura e la gestione strutturata del progetto.”

Permette di:

• Tracciare tutte le attività di progetto
• Gestire l’allocazione delle risorse
• Monitorare l’avanzamento dei lavori
• Coordinare i team di delivery

“È uno strumento che sta cambiando il modo di lavorare delle aziende”, evidenzia Flavia. “Quando vengono venduti nuovi progetti di servizi, puoi immediatamente assegnare le risorse e iniziare a tracciare l’avanzamento delle attività, mantenendo sempre il collegamento con la parte commerciale.”

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5. Zoho Analytics: la potenza dei dati integrati

“Zoho Analytics completa la top 5 degli applicativi fondamentali”, racconta Flavia. “È il tool di Business Intelligence di Zoho, ed è estremamente potente. Non te lo aspetteresti da una suite che contiene tutti questi applicativi, invece ti consente di fare analisi dati a livello molto avanzato.”

Permette di:

• Creare report personalizzati avanzati
• Integrare dati da tutti gli applicativi Zoho
• Realizzare dashboard interattive
• Incorporare dati da fonti esterne

“La vera potenza di Analytics sta nella sua capacità di unificare i dati”, sottolinea Flavia. “Puoi analizzare contemporaneamente i dati del CRM, delle campagne marketing, dei ticket di assistenza e dei progetti, fino a incorporare informazioni da database esterni. È la chiave per avere una visione davvero completa del business.”

Dal bisogno alla soluzione: come si struttura un progetto Zoho One

“Di solito si parte sempre con un progetto di analisi“, spiega Flavia. “Andiamo a capire come sono i sistemi attuali dei nostri clienti, come lavorano quotidianamente. Poi identifichiamo le cose da mantenere e i pain points da risolvere.”

Il percorso di implementazione si sviluppa per fasi:

1. Analisi e standardizzazione “Il primo punto è avere un processo aziendale standardizzato“, sottolinea Flavia. “È uno dei primi lavori che facciamo: cercare di avere un processo standard, perché è difficile digitalizzare se ogni persona ha miliardi di eccezioni.”

2. Implementazione graduale “Si procede per blocchi”, racconta Flavia. “Il CRM è spesso al primo posto quando è presente, perché è la base dati da cui partono tutti i processi. Ma non è una regola fissa: per un cliente la prima configurazione più urgente è stata Zoho People, il CRM è venuto dopo. Si lavora un applicativo per volta, definendo le priorità in base alle esigenze.”

3. Il ruolo chiave del cambiamento interno “All’interno di un progetto è sempre importante trovare la spalla”, evidenzia Flavia. “Spesso queste decisioni, a meno che non sia un’azienda di tre persone, le prende un responsabile, ma poi ci sono persone che dal giorno alla notte si ritrovano a dover imparare uno strumento nuovo.” Lo sponsor di progetto o Ambassador del cambiamento (di cui parla anche Sachith Costa) diventa fondamentale: media, accoglie le proposte dei dipendenti e mantiene la visione del miglioramento finale.

4. La trasformazione graduale “Non è mai un passaggio dall’oggi al domani”, chiarisce Flavia. “Il passaggio non è mai ‘stacco e riaccendo la spina. È sempre molto graduale, così gli utenti hanno il tempo di adattarsi. Un progetto di questo tipo non può essere un progetto dove il cliente ha fretta di chiudere.”

5. L’evoluzione continua “I progetti si chiudono, ma quello che non si chiude è l’idea iniziale di ottimizzare i processi aziendali”, riflette Flavia. “In un esempio virtuoso si continua a lavorare insieme, a migliorare mano a mano, completando il puzzle. Non ci si limita a dire ‘mi sono fatto lo strumento e sono contento’, ma si gestiscono i processi aziendali a 360°.”

La bellezza di Zoho One sta nella sua capacità di evolversi con l’azienda. “La cosa interessante è che ti permette di scoprire tante cose nuove,” racconta Flavia. “Abbiamo molti clienti che partono con l’implementazione degli applicativi core e poi scoprono e traggono beneficio da applicativi più piccoli.”

Non è un caso che molte aziende inizino con un singolo applicativo per poi espandere gradualmente l’utilizzo della suite. Come sottolinea Flavia: “Una volta che si inizia poi se ne vedono i vantaggi, non ho mai visto nessuno tornare ai fogli di carta o all’Excel una volta che riesce a strutturare un processo digitale che funziona.”

Conclusioni

Zoho One rappresenta molto più di una suite di applicativi: è un ecosistema in continua evoluzione che può trasformare radicalmente il modo in cui un’azienda opera. La chiave del successo? Un approccio graduale, supportato da esperti che possono guidare l’azienda in questo percorso di trasformazione.

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