Inside Zoho Sprints: metodologie Agile Scrum accessibili a tutti, con Domenico Ruggiano

La nuova rubrica “Inside Zoho” continua il suo viaggio alla scoperta delle soluzioni Zoho attraverso la voce diretta dei consulenti esperti di CRMpartners. In questo episodio, ci concentriamo su Zoho Sprints insieme a Domenico Ruggiano, Responsabile del team Sviluppo e Technical Lead in CRMpartners, per esplorare come questo software sprint stia rendendo le metodologie Agile Scrum accessibili a team di ogni tipo.

Cosa troverai nell’articolo

• Le metodologie Agile Scrum in azienda: sfide e opportunità
• Gestire progetti Agile con Zoho Sprints
• Zoho Sprints o Zoho Projects?

Chi è Domenico Ruggiano?

Con oltre sette anni di esperienza in CRMpartners, Domenico ha vissuto l’evoluzione dell’azienda dalla sua fase di startup fino a diventare una PMI con un’organizzazione aziendale Agile. Il suo percorso è particolarmente significativo: entrato inizialmente come stagista, ha guidato la creazione e la crescita del team di sviluppo interno, occupandosi di selezione, onboarding e coordinamento delle risorse.

“Quando sono entrato in CRMpartners”, racconta Domenico, “eravamo un team molto piccolo. Sul team di Milano eravamo in tre, più due commerciali. Ho seguito la crescita dell’azienda contribuendo alla costruzione del team di developer, occupandomi fin dall’inizio dell’inserimento delle varie risorse e della selezione.”

La sua esperienza spazia dalla system integration alla realizzazione di web app integrate nei vari applicativi Zoho, passando per la gestione dell’ambito innovazione e startup, fino allo sviluppo di piattaforme stand-alone. Negli ultimi anni, Domenico ha approfondito la sua conoscenza del metodo Agile, ottenendo certificazioni specifiche che gli hanno permesso di strutturare e guidare progetti Agile sempre più efficaci.

L’obiettivo di questo contenuto è guidare i lettori alla scoperta di Zoho Sprints, mostrando come questo strumento possa supportare l’implementazione dell’approccio Agile in qualsiasi team, dai reparti IT ai team di marketing, dalle risorse umane ai progetti di consulenza.

Le metodologie Agile Scrum in azienda: sfide e opportunità

 

L’adozione delle metodologie Agile Scrum rappresenta spesso una sfida significativa per le organizzazioni. Secondo Domenico, queste sfide si manifestano principalmente su due fronti: i team interni e i progetti esterni.

Per i team interni, la resistenza principale è culturale: si tratta di modificare abitudini consolidate e introdurre il metodo Agile nel lavoro quotidiano. È fondamentale avere una leadership che creda nel cambiamento e sia pronta a guidare l’organizzazione aziendale Agile verso questa nuova direzione.

Nei progetti esterni, la complessità aumenta con l’introduzione della variabile cliente. Non tutti i clienti sono pronti o predisposti all’approccio Agile, specialmente quando i progetti hanno milestone e requisiti rigidamente definiti fin dall’inizio.

Come implementare il metodo Agile con Zoho Sprints

È qui che Zoho Sprints fa la differenza, grazie alla sua straordinaria flessibilità che lo rende adatto a team di qualsiasi tipo. “L’aspetto che colloca Zoho Sprints come uno dei software sprint più efficaci è proprio la sua capacità di adattarsi alle metodologie Agile Scrum”, afferma Domenico. Lo strumento offre un’esperienza intuitiva e accessibile, permettendo allo stesso tempo personalizzazioni avanzate per soddisfare le esigenze di ogni team.

La flessibilità del software si manifesta in vari aspetti fondamentali per la metodologia Agile e in particolare il framework Scrum:

Il ciclo di lavoro rimane semplice e intuitivo: si apre uno Sprint, si “trascinano” gli elementi dal product backlog allo sprint backlog, si avvia lo sprint e il team inizia a lavorare sui vari items. Durante lo sprint, la Kanban board offre una visione chiara del progresso delle attività, consentendo al team di aggiornare gli status degli elementi a loro assegnati.

Inoltre, l’uso di swimlane per assegnatario o priorità, aiuta a visualizzare il lavoro in corso e a identificare rapidamente eventuali colli di bottiglia o aree da migliorare. Infine, al termine dello sprint, si accede a una sezione dedicata alla reportistica utile a supportare sia la Sprint Review che la Sprint Retrospective. Questo approccio si adatta naturalmente a qualsiasi organizzazione aziendale, sia essa nel campo dello sviluppo software, del marketing o delle risorse umane.

Gestire progetti Agile con Zoho Sprints: dal product backlog alla retrospettiva

Sprint Backlog in Zoho Sprints: gestione e prioritizzazione

Il product backlog rappresenta un elemento chiave nell’Agile project management. Non è solo una lista di attività, ma uno strumento strategico che richiede costante attenzione.

Zoho Sprints offre diverse funzionalità per organizzare i progetti Agile in modo efficace:

• Epiche: fungono da contenitori per raggruppare attività correlate, permettendo una visione d’insieme;
• Release: consentono di pianificare e tracciare il rilascio delle funzionalità, suddividendo gli items in diverse fasi di sviluppo o versioni;
• Prioritizzazione: consente di ordinare le attività nel backlog in base alla loro importanza e urgenza, assicurando che il team si concentri sugli elementi che apportano maggiore valore al progetto;
• Tag: forniscono un’ulteriore categorizzazione flessibile e trasversale delle attività, facilitandone l’organizzazione.

 

Un esempio pratico di utilizzo emerge nella gestione delle Change Request (CR): “Quando lavori su un progetto con uno scope definito, puoi utilizzare le release per separare gli item originali da nuove richieste”, illustra Domenico. “Gli item della Release 1 fanno parte dello scope iniziale, mentre quelli della Release 2 rappresentano evolutive da valutare separatamente.”

Il ciclo di lavoro con Zoho Sprints

La vera forza di Zoho Sprints emerge nel suo supporto al ciclo di lavoro iterativo:

• Pianificazione dello sprint con selezione degli item dal product backlog per creare lo sprint backlog
• Monitoraggio del progresso attraverso stati personalizzati
• Gestione dei limiti WIP per ottimizzare il flusso
• Retrospettiva Agile per riflettere sul processo e promuovere miglioramenti continui

 

Questo approccio strutturato ma flessibile consente ai team di mantenere il focus sugli obiettivi prioritari, adattandosi rapidamente ai cambiamenti senza perdere di vista il quadro generale.

Metriche e Burndown Chart: l’importanza della reportistica

La vera potenza di un approccio Agile si manifesta attraverso la capacità di misurare, analizzare e migliorare costantemente i processi del team. Zoho Sprints offre una suite completa di strumenti di reportistica, ciascuno pensato per illuminare aspetti diversi del processo di lavoro.

I burnup e burndown chart offrono prospettive complementari sull’avanzamento del lavoro. Il burndown chart traccia quanto lavoro rimane da completare rispetto al tempo disponibile ed è comunemente usato per monitorare il progresso durante uno sprint. Il burnup chart, d’altra parte, mostra il progresso cumulativo verso l’obiettivo finale e può essere particolarmente utile per visualizzare l’avanzamento verso gli obiettivi di rilascio più ampi nel tempo. Questi strumenti permettono di identificare precocemente eventuali ritardi o blocchi, consentendo al team di adattarsi rapidamente.

Dalla retrospettiva Agile al miglioramento continuo

La retrospettiva Agile, che chiude ogni sprint, è un momento chiave per riflettere collettivamente sui processi di lavoro e sulle dinamiche del team. Sebbene il team possa esaminare strumenti come il burndown chart e altri report per supportare le discussioni, l’obiettivo principale è identificare insieme i pattern e opportunità di miglioramento basate sulle esperienze condivise all’interno del team. Questo approccio favorisce decisioni basate su evidenze concrete e sulla collaborazione del team.

Un esempio pratico emerge dall’esperienza di Domenico con un importante progetto, dove l’analisi ha evidenziato come il team completasse la maggior parte del lavoro negli ultimi giorni dello sprint. Questa osservazione ha portato ad adattare il flusso di lavoro introducendo un nuovo stato nella Kanban board: la peer review. Il risultato è stato un flusso di lavoro più bilanciato, con le attività distribuite uniformemente durante l’intero sprint.

Le metriche in Zoho Sprints diventano così uno strumento di apprendimento continuo, supportando il miglioramento dei progetti Agile attraverso dati concreti e misurabili.

Zoho Sprints o Zoho Projects? La scelta giusta per il tuo team

La scelta tra Zoho Sprints e Zoho Projects è spesso fonte di dubbi per le aziende. La distinzione fondamentale sta nell’approccio: mentre Zoho Sprints supporta un ciclo di lavoro iterativo, Zoho Projects è perfetto per una pianificazione più tradizionale e strutturata.

“La parte fondamentale è l’iterazione”, spiega Domenico. “Zoho Projects non supporta un flusso di lavoro ciclico, mentre Sprints è pensato proprio per questo tipo di approccio.” Questa differenza si riflette nei contesti ideali di utilizzo per ciascuno strumento.

Quando scegliere Zoho Sprints

Zoho Sprints è la scelta ideale per contesti dinamici che richiedono flessibilità e adattamento rapido. Si rivela particolarmente efficace per:

• Sviluppo software e innovazione
• Team di marketing e design
• Startup e progetti innovativi
• Contesti dove i requisiti possono cambiare frequentemente

 

Quando scegliere Zoho Projects

Zoho Projects eccelle invece in scenari dove la pianificazione dettagliata è fondamentale:

• Progetti di ingegneria e costruzioni
• Produzione industriale
• Corsi di formazione e istruzione
• Situazioni che richiedono una pianificazione rigida e milestone precise

 

Il modello ibrido: integrare metodologie Agile Scrum e pianificazione

Un aspetto interessante emerge nella possibilità di utilizzare entrambi gli strumenti in modo integrato. Questa soluzione è particolarmente efficace per le società di consulenza e marketing, dove lo sprint backlog deve convivere con una pianificazione più strutturata.

L’integrazione tra i due strumenti permette di sfruttare il meglio di entrambi: il metodo Kanban e la retrospettiva Agile di Zoho Sprints, uniti alla robusta pianificazione di Zoho Projects. Ogni modifica si riflette automaticamente tra i due strumenti, garantendo coerenza e visibilità completa.

L’ecosistema Zoho: integrazione completa per l’Agile management

Il vero vantaggio di Zoho Sprints emerge quando lo si considera all’interno dell’ecosistema Zoho One. Un software stand-alone, per quanto performante, rischia di diventare un’isola di dati, mentre l’integrazione nativa con oltre 60 applicazioni Zoho apre scenari di Agile management molto più ampi.

Le connessioni native portano benefici concreti per i team che utilizzano il metodo Agile. All’avvio di uno sprint si crea automaticamente un canale dedicato in Zoho Cliq per la comunicazione. Le ore lavorate si sincronizzano con Zoho Books, mentre l’integrazione con Zoho Analytics permette di generare burndown chart completi combinando dati da diverse fonti.

“Quando si ha Zoho One, utilizzare Zoho Sprints significa poterlo collegare a tutto l’ecosistema”, spiega Domenico. “Questo diventa fondamentale per avere una visione completa delle performance aziendali attraverso l’analisi dei dati.”

L’alternativa a Trello e Jira

A differenza di strumenti come Trello, che possono confinare gli utenti in una gestione isolata delle proprie attività, Zoho Sprints promuove la trasparenza e la collaborazione a livello aziendale.

Questo allineamento con i principi Agile si manifesta nella possibilità di:

• Visualizzare il lavoro di tutto il team in tempo reale
• Collegare attività a opportunità commerciali nel CRM
• Monitorare l’impatto delle attività sui risultati aziendali
• Generare report integrati per una visione completa del business

 

Oltre ai vantaggi operativi, l’integrazione porta anche benefici economici. Il costo di Zoho Sprints all’interno di Zoho One risulta competitivo rispetto a soluzioni stand-alone come Jira, offrendo al contempo funzionalità più ampie grazie all’integrazione con l’intero ecosistema.

Conclusioni e raccomandazioni

L’adozione di un approccio Agile non è solo una questione di strumenti, ma di cultura aziendale e leadership. Zoho Sprints si distingue nel panorama degli strumenti Agile per la sua capacità di rendere questa metodologia accessibile a team di ogni tipo, mantenendo la potenza necessaria per progetti complessi.

A chi si rivolge Zoho Sprints?

“Il focus è sulla produttività e sul lavoro per obiettivi,” riflette Domenico. Zoho Sprints è particolarmente indicato per:

• Startup e aziende innovative che necessitano di flessibilità
• Team di marketing e design alla ricerca di struttura senza rigidità
• Società di consulenza che gestiscono progetti diversificati
• Team IT che richiedono potenza e integrazione

 

Consigli per iniziare

Per un’implementazione efficace di Zoho Sprints, Domenico suggerisce di:

• Partire dalla trasparenza: far emergere chiaramente cosa sta succedendo nel team
• Identificare un “ambassador” del cambiamento interno all’organizzazione
• Procedere per piccoli passi, validando ogni fase
• Utilizzare la reportistica non come strumento di valutazione ma di miglioramento

 

Verso un’organizzazione aziendale Agile

La vera forza di Zoho Sprints risiede nella sua capacità di evolvere insieme all’organizzazione. Non si tratta solo di gestire progetti, ma di trasformare il modo in cui i team collaborano e raggiungono i loro obiettivi.

Vuoi scoprire come Zoho Sprints può trasformare il modo di lavorare del tuo team? Contattaci per una consulenza personalizzata e inizia il tuo percorso verso l’agilità.

 

Prenota una consulenza personalizzata