La velocità è tutto nel mondo del project management, in quanto le aziende cercano modi per ottimizzare le operazioni e ridurre i tempi necessari a completare i tasks. E allora diventano necessari strumenti di pianificazione e reporting, bug tracking,  strumenti di collaborazione che rendano possibile condividere con tutti gli utenti aziendali lo stato attuale del progetto, strumenti di time management, una diminuzione delle email tra colleghi che diventano intracciabili e ingombranti e che aumentano la complessità delle operazioni, memorizzazione e condivisione in un unico posto dii documenti, fogli di calcolo, rapporti e persino diagrammi di Gantt. Avere tutto questo in un’unico software, senza nemmeno doverlo installare sembra impossibile. Invece no. Zoho Projects è una soluzione che integra tutto questo e molto altro e che avvantaggia i teams migliorando la gestione dei progetti, disponibili in cloud e anche on-the-go.

Il feed di Zoho Projects

Il feed di Zoho Projects

Creare e personalizzare le proprie attività aiuta i teams a implementare protocolli e ad avere una visione chiara del lavoro da svolgere. Zoho Projects prevede elenchi di tasks che gli utenti possono customizzare all’interno di qualsiasi progetto, per svolgere i propri compiti senza ritardi e interruzioni. Questi tasks sono le attività che dovrebbero essere realizzate entro un determinato periodo di tempo, e possono essere aggiunte in maniera estremamente semplice effettuando pochi clic. Ma Zoho Projects non si ferma qui, infatti fornisce agli utenti la possibilità di allegare ad un task documenti di diverso tipo. E la funzionalità si estende a tutta la soluzione, di modo da gestire e archiviare i file (.doc, .xls, .xlsx, .pdf, .docx, .pps, .ppt, etc.) in un unico luogo. Da questo punto di vista è utile anche l’archiviazione per cartelle gerarchiche, che rispecchiano la struttura del workflow. Quando un documento viene caricato su Zoho Projects, il software invierà una notifica agli utenti selezionati e sarà possibile tenere traccia anche delle modifiche e delle versioni del file.

Upload dei documenti in Zoho Projects

Upload dei documenti in Zoho Projects

Lavorando ad un progetto, è fondamentale capire che le singole attività non possono essere portate avanti indipendentemente dal piano generale. I project managers devono gestire attività e membri del team in maniera responsabile e coordinata, impostare dipendenze e collegare i tasks correlati. In Zoho Projects è possibile fare tutto ciò automaticamente, cosicché quando un compito viene ritardato tutto il processo si riprogramma. Definendo la sequenza di procedimento la vista sul progetto è facilitata, ma lo è ancora di più se il progetto si modifica automaticamente a seconda delle interazioni su Zoho Projects.

Tra gli strumenti più utilizzati nel Project Management ci sono i diagrammi di Gantt, ovviamente disponibili su Zoho Projects, che danno ai membri del team una rappresentazione visiva dello stato di avanzamento delle attività, degli elenchi di attività e delle singole tappe all’interno di un progetto. Tramite due view è possibile avere un grafico cronologico che mostra i compiti in sequenza ed uno basato sui traguardi da raggiungere che consente di individuare le milestones del progetto e tutte le attività ad esse collegate. Cambiare data di inizio e fine di un task, o spostare un intero compito non è mai stato così semplice. Basta trascinare l’elemento nello spazio desiderato. E si possono impostare relazioni personalizzate tra i vari compiti o aggiornarne lo stato di completamento.

Vista di un Gantt in Zoho Projects

Vista di un Gantt in Zoho Projects

Tutta questa progettazione, questa schedulazione e coordinamento può non essere abbastanza però. Una delle chiavi che portano al successo di un progetto è l’interazione positiva trai membri del team. Zoho Projects permette di creare discussioni in chat private, oltre che seguire le news sul feed, e quindi discutere in luoghi dedicati di argomenti importanti. Impostare una chat per un particolare argomento, come la definizione di una strategia di marketing, rende possibile una maggiore concentrazione. Invitare le persone, senza limiti numerici, che devono occuparsi di un’attività in uno spazio a loro dedicato facilita il processo decisionale e diminuisce la complessità. E le organizzazioni possono anche conservare e archiviare le trascrizioni delle chat così da risparmiare tempo per progetti futuri inerenti agli stessi argomenti. Ma non solo chat, anche forum di progetto e sezioni dedicate che rendono possibile ai teams portare avanti progetti attraverso il web, pubblicare materiale e discutere le idee senza dover essere online contemporaneamente.

Come tutte le applicazioni del cloud Zoho, anche Zoho Projects gode di una serie di integrazioni con altri famosi software tra cui Google Apps, Dropbox, GitHub, Zoho Reports e Zoho Invoice. In particolare l’integrazione con Google Apps consente agli utenti di sincronizzare le attività direttamente dall’account Gmail e di importare i file da Google Drive. Zoho Projects può essere integrato anche con Zoho CRM, consentendo di importare i contatti dal CRM una volta che le due soluzioni sono state associate.

Inoltre Zoho Projects è sempre gratuito per i piccoli teams. I piani di pagamento partono per i gruppi più strutturati da 20$ al mese per Express, 40$ al mese per Premium fino agli 80$ di Enterprise. Ma ragionando in termini annuali è possibile usufruire di sconti fino al 35% sul totale.

Trai migliori project management software attualmente disponibili, Zoho Projects è flessibile, conveniente, ricco di integrazioni e strumenti di comunicazione.

Zoho Projects è la soluzione migliore, qualità/costo, per il project management del tuo business.