Negli ultimi giorni abbiamo sentito parlare di smart working nel mondo del lavoro, dalla Pubblica Amministrazione al settore privato. Infatti, l’attuale emergenza da COVID-19, o meglio conosciuto come Coronavirus, ha dato una nuova vita a questo approccio alternativo al lavoro. Purtroppo, c’è anche molta confusione a riguardo, poiché in molti non hanno ben chiaro il vero significato dello smart working, né hanno ben chiari i benefici nelle attività quotidiane. 

Vuoi vederci chiaro sullo smart working? Oggi ti spiegheremo meglio cos’è e i suoi benefici. Inoltre, ti faremo scoprire le nostre applicazioni preferite.

L’ABC dello Smart Working

Molti parlano di smart working come sinonimo di ‘lavoro da casa’ o ‘da remoto’. In realtà, il termine ‘smart working’, o anche detto ‘lavoro agile’, si riferisce a una vera e propria filosofia manageriale innovativa basata sulla flessibilità e autonomia dei membri di scegliere spazi, orari e strumenti da utilizzare, combinato ad una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Quindi, si tratta di un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare molto più flessibile che, però, richiede un cambiamento della cultura aziendale e dei sistemi informatici. 

Flessibilità è, in modo particolare, l’aspetto caratterizzante dello smart working, che lo differenzia anche dal conosciuto ‘telelavoro’. Sebbene anche quest’ultimo sia una forma di remote working, è basato sulla rigidità di orari, luoghi e strumentazione da utilizzare, prestabiliti dall’azienda. Al contrario, come già accennato, lo smart worker sceglie autonomamente luoghi e orari di lavoro. 

Perché lo Smart Working?

perché adottare lo smart working?

Oltre a rappresentare uno strumento essenziale in situazioni d’emergenza, un approccio di smart working offre diversi benefici ai dipendenti che alle imprese. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il ‘lavoro agile’ permette di aumentare la produttività di circa il 15% per lavoratore, per un valore di circa 13,7 miliardi di euro. D’altro canto, questo approccio beneficia anche i lavoratori. Con una sola giornata la settimana di smart working, i dipendenti possono risparmiare una media di 40 ore l’anno che vengono impiegate per raggiungere il posto di lavoro. Infine, lo smart working fa bene anche all’ambiente, riducendo le emissioni pari a 135 kg di CO2 l’anno. 

Gli aspetti positivi non si fermano qui. Secondo lo studio dell’Osservatorio del PoliMi, gli smart-workers sono soddisfatti del proprio lavoro (76%) e riportano un miglioramento dell’equilibrio tra vita professionale e privata (46%), la crescita della motivazione e del coinvolgimento all’interno dell’azienda (35%). D’altro canto, lo studio ha anche riportato alcuni aspetti critici legati al ‘lavoro agile’, come percezione di isolamento (35%), distrazioni esterne (21%) e problemi di comunicazione (11%). 

L’adozione dello smart working oggi è anche tutelata a livello giuridico con la Legge n.81 del 22 maggio 2017, detta anche Legge sul Lavoro Agile, che definisce tutti gli aspetti giuridici di questo approccio aziendale.

Smart Working di base vs Smart Working delle soluzioni core

smart working di base vs smart working dei servizi aziendali

A livello pratico, quando si vuole ‘passare’ allo smart working bisogna stabilire se questo approccio/strategia interesserà l’intera organizzazione aziendale o soltanto uno o più funzioni specifiche. 

Per questo motivo, possiamo distinguere lo smart working in 2 sottocategorie: smart working di base e smart working dei servizi aziendali, come sales o customer care.

Smart Working di Base

Lo smart working di base include tutte le funzionalità necessarie di base per svolgere le attività di cooperation e collaborazione online. Quindi, sono incluse tutti gli strumenti di produttività in cloud, come fogli di calcolo, documenti, strumenti per videoconferenze e molto altro. 

Molto importante, ad esempio, è garantire la possibilità di collaborare ad un documento, ad un foglio di lavoro con i dati di Budget o una Presentazione, condividendolo anche da smartphone o tablet, e scambiarsi pareri e punti di vista come avveniva quando si lavorava fisicamente insieme in ufficio. Oppure tenere riunioni o meeting interni o con esterni, quindi riprodurre digitalmente la stessa modalità di lavoro.

Questo approccio ‘di base’ ha un impatto sull’intera struttura IT dell’azienda, coinvolgendo perciò tutta la forza lavoro. 

Smart Working dei Servizi Aziendali

In alternativa, un’azienda può aver bisogno di una soluzione verticale per lo smart working che coinvolga dei singoli reparti aziendali. 

Sia che tu stia cercando una soluzione per la collaborazione da remoto della tua forza vendita, del tuo team marketing o del tuo servizio clienti, soluzioni di CRM, helpdesk e marketing automation sono ciò che permetteranno a questi dipartimenti di mantenere, se non migliorare, la propria produttività e di continuare a offrire un servizio di alto livello. 

Ad esempio, i dipendenti del reparto call-center che offre customer care sono, generalmente, raggruppati in un’unica stanza. Le recenti misure per contenere il contagio del virus richiedono di mantenere la distanza di almeno un metro. Purtroppo, molti dipartimenti non possono rispettare tale distanza di sicurezza tra gli operatori per mancanza di infrastrutture fisiche. Inoltre, gli stessi operatori non possono indossare le mascherine durante il lavoro, altrimenti la comunicazione telefonica . 

Per questo motivo, una soluzione di smart working specifica per il customer care, ovvero un software di helpdesk, sarebbe perfetta in queste circostanze. Ti permette la collaborazione a distanza tra gli operatori e tra operatore e cliente, senza dover essere fisicamente in ufficio. 

Il customer care in collaborazione remota è utilizzato da molti call center che vogliono offrire un servizio H24. Un software di helpdesk, per l’appunto, consente di erogare il servizio da diversi posti e paesi.

Passare allo Smart Working è davvero semplice

Data l’attuale necessità per molte aziende di passare al lavoro agile in tempi brevi, diverse sono le soluzioni informatiche offerte sul mercato. 

Zoho Corporation, leader nel settore, ha risposto a questa emergenza in modo repentino, riuscendo a rendere disponibile delle suite che fanno davvero la differenza in momento così delicato.

Zoho Remotely

Zoho risponde all’emergenza con Zoho Remotely, una suite di applicazioni gratuita per la produttività e collaborazione virtuale. 

Adatto per chi fosse interessato ad implementare lo smart working di base, Zoho Remotely ti offre il meglio delle applicazioni Zoho per continuare a collaborare con tutti i membri del tuo team. 

zoho remotely è la soluzione di smart working proposta da zoho

Ecco alcune delle funzionalità offerte da Zoho Remotely:

  • Hai bisogno di uno strumento per le tue call di lavoro? Zoho Meeting è il tool business business che ti permette di fare videoconferenze e meeting a distanza, continuando tutte le riunioni e attività che avevi già programmato!
  • Devi condividere dei documenti o presentazioni? Zoho Writer, Sheet e Show ti permetteno di creare, condividere e collaborare online su documenti, presentazioni e fogli di calcolo. Lavorare con la suite Zoho non ti impone alcun limite, tutto è a portata di click, comodamente a casa tua!
  • Vuoi comunicare con il tuo team in modo semplice e immediato? Zoho Cliq è un tool di collaborazione che porta le persone del tuo team e le risorse di cui hanno bisogno in un unico posto, facilitando il lavoro anche a distanza. Condividi file, comunica via chat, assegna task e monitorane l’avanzamento, tutto in un unico posto.

L’accesso a Zoho Remotely include 10 applicativi, sia per computer che per device mobile, per la collaborazione e produttività da remoto. Il tutto rispettando la privacy e la sicurezza dei dati in conformità con il GDPR. 

Affidati alla professionalità e serietà degli esperti di CRMpartners. Sin dal 2007, noi accompagniamo passo passo le PMI nel percorso di digital transformation, personalizzando strategie e consulenze in base alle esigenze aziendali dei nostri clienti.

Passando a Zoho Remotely troverai molto di più di una semplice soluzione. Ma un supporto personalizzato e professionale, pronto a rispondere a qualunque tua esigenza – dalla più semplice alla più complessa.

Zoho One

Hai, invece, bisogno di una soluzione ad hoc per un tuo team specifico, ad esempio team di vendite, marketing o customer service? Zoho One è la prima suite rivoluzionaria del settore a 360° gradi che ti permette di personalizzarla in base alle tue esigenze aziendali. 

Infatti, Zoho One ti offre una soluzione completa che integra funzioni base, come la collaborazione, a processi più complessi. Omnicanale, flessibile ed efficiente, si adatta a tutte le esigenze aziendali. Grazie ai suoi oltre 35 applicativi in cloud, ti permette di gestire varie funzioni end-to-end – come project management, helpdesk, marketing, vendite – il tutto in un’unica piattaforma. 

Come riesce a fare tutto? L’aspetto innovativo di Zoho One è nella sua struttura. Il sistema operativo è una soluzione a tre livelli in cui la piattaforma sottostante supporta i vari servizi su cui vengono eseguite le applicazioni. 

Ecco alcune delle varie attività che Zoho One ti permette di migliorare: 

  • MarketingHub: Automatizza i processi marketing e visualizza i customer journey grazie a MarketingHub. Gli utenti possono creare i propri journey o iniziarli subito partendo dai modelli predefiniti. 
  • Desk: è il Software Help Desk che permette di offrire un servizio di customer service ottimale ed efficiente.
  • Context-aware, Desk ti permette di concentrarti su ogni cliente, offrendogli un’assistenza dedicata e personalizzata. 

Non è tutto qua!

CRMpartners, Premium Partner di Zoho Corporation, mette a disposizione anche l’accesso gratuito ai webinar settimanali di orientamento e formazione di base per l’attivazione degli strumenti. 

I nostri webinar dedicati (in italiano) permettono ai partecipanti di orientarsi sulle piattaforme di Zoho e compiere le prime azioni di base. 

Il Mercoledì, il focus è su Zoho Remotely. Invece, il giovedì ci concentreremo sulle funzionalità più specifiche, come Zoho CRM o Desk, e come sfruttarle al meglio per lo smart working.