Report: Le aziende si impegnano a definire strategie di business ed assegnare obiettivi alla forza vendita. Molto importante però, è soffermarsi ad analizzare quali siano le azioni più efficaci. Si parla di quelle azioni che portano alla chiusura di una trattativa con il cliente.
L’IMPORTANZA DEI REPORTS:
- Qual é il tempo medio impiegato per completare un ciclo di vendita?
- In un mese quanti leads sono stati convertiti in clienti?
- Chi sono i Best Performer all’interno del team di vendita?
- Quali sono le unità aziendali che generano maggiori guadagni?
Questi sono esempi di alcune delle domande che possono sorgere all’interno di un’azienda. Domnade che possono trovare risposta sfruttando le funzionalità di una soluzione CRM.
A questo punto ZOHO CRM può venire in aiuto attraverso la generazione di Reports e Dashboards.
FUNZIONE REPORT IN ZOHO CRM:
Sempre di più le aziende tendono ad orientarsi verso il Reporting Aziendale. In questo modo possono visualizzare ed analizzare tutte le variabili del successo del business.
I Reports sono una serie di statistiche e grafici generati dal software a partire dai dati inseriti nel sistema. Se interpretati correttamente, questi possono rivelarsi strumenti essenziali. Raccogliere una grande quantità e varietà di dati è importantissimo. Anche presentarli in un formato organizzato lo è, in modo da facilitare la funzione di analisi. L’analisi è il processo che permette di esaminare informazioni provenienti da più fonti. Le raggruppa, delinea trend di crescita, punti di forza e andamento del fatturato.
Zoho CRM fornisce più di 40 modelli di report. Questi possono essere utilizzati per generare una lista di dati da analizzare ed offre la possibilità di crearne dei nuovi. Ovviamente è anche possibile andare a modificare i preesistenti in base alle proprie esigenze.
COME COSTRUIRE UN REPORT:
Costruire un report è estremamente semplice. Soffermiamoci un attimo sulle tipologie di reports che si possono incontrare in Zoho CRM.
Esistono tre tipologie di reports, a seconda dei dati da trattare e le operazioni da compiere.
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Tabular Report
Mostra una lista tabellare di informazioni come la mailing list dei contatti o una vista del processo di vendita;
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Summary Report
Mostra un riepilogo delle informazioni dove si possono eseguire raggruppamenti o rappresentare i subtotali. Può risultare utile raggruppare records per specifici criteri, come ad esempio per lo status dei lead. Oppure per il settore di appartenenza dei potenziali o altri campi specifici. In questo modo si ha una visione più chiara ed organizzata.
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Matrix Report
Mostra i dati sotto forma di matrice. Ovvero attraverso una serie di campi riga e colonna che si intersecano e permettono un’interpretazione dei dati avanzata.
Reports: gli step necessari per generarli
Scenario – L’azienda vuole avere una rappresentazione della somma del valore dei potenziali, differenziata per ciascuna fase del ciclo di vendita e mese per mese.
1 – Cliccare sulla sezione Report
2 – Cliccare su “crea Report”, selezionare il modulo “potenziali” e fare click su “continua”.
3 – Scegliere il Report a matrice, successivamente selezionare la casella “Raggruppamento”.
Come intestazione di riga scegliere “ fase “ in ordine ascendente e come intestazione di colonna scegliere i subtotali del campo “data di chiusura”, raggruppando le date “per mese e anno”.
4 – Nella casella “Colonne di Totale” scegliere la colonna “Potenziale- Valore” e l’operazione di “Somma”.
Attraverso il parametro “Criteria” è possibile inoltre applicare dei filtri per avere una rappresentazione personalizzata dei dati inseriti. In questo caso il criterio è stato la rappresentazione dei soli mesi di Settembre Ottobre e Novembre.
5 – Il risultato
I reports che sono stati creati possono poi essere organizzati in cartelle personali o pubbliche specificandolo delle opzioni. Inoltre gli stessi possono essere automaticamente inviati ai propri colleghi o all’executive management. Con la funzione Schedule Reports è possibile configurare e specificare quali reports devono essere inviati, con che frequenza e a quale destinatario.
Per facilitare l’interpretazione dei dati Zoho CRM offre la possibilità di creare grafici a barre verticali, torte e imbuti; per rendere più agevole un collegamento tra più reports risulta poi molto efficace la costruzione di una Dashboard.
La dashboard genera una vista personalizzata bidimensionale o tridimensionale dei grafici e supporta l’azienda nelle comparazioni tra le azioni intraprese, nelle decisioni di marketing o nel supporto al cliente.
Grazie a Zoho CRM è semplice monitorare costantemente il comportamento della propria azienda e, per coloro che desiderano delle funzionalità più avanzate, esiste oggi la possibilità di integrarlo con la soluzione ZOHO REPORTS… ancora più semplice, ancora più completa.