Migrare i dati di ZOHO CRM.
Per chi si avvicina al CRM la prima volta, parlare di migrazione dati potrebbe essere un tema minore. Chiunque avesse già organizzato i propri dati su un foglio excel o in un database la pensa diversamente. Anche gli utilizzatori di soluzioni come Microsoft Dynamics CRM, Salesforce, SugarCRM, troveranno informazioni di sicuro interesse in questo articolo.
Migrare i dati di ZOHO CRM: la base
- I dati devono essere in formato .csv;
- IDs devono essere disponibili nella base dati da importare;
- per effettuare l’operazione di migrazione devi avere un account amministratore.
Checklist
- Analisi dei dati;
- Verifica dei dati;
- Pulizia dei dati, se necessario.
Cosa può essere importato e cosa no da Salesforce
10 consigli per la migrazione dati verso ZOHO CRM
- Gli allegati possono essere importati in ZOHO CRM, ma bisogna tener conto dello spazio di archiviazione. Ne hai a sufficienza? Tieni presente l’età e la rilevanza dei documenti. In questo modo potrai effettuare una selezione prima di effettuare la migrazione.
- Se hai esportato i tuoi dati da un altro CRM, fai un’adeguata verifica. Ci sono tutti i dati che ti aspettavi di trovare? Alcuni DB esportano solo record da te specificati. Spesso è facile incorrere in perdita di dati.
- Elimina i duplicati e i dati di cui non hai bisogno prima della migrazione. E’ molto più faticoso gestire questo passaggio di pulizia dei dati successivamente all’importazione.
- L’ordine di importazione dei dati é fondamentale. In ZOHO CRM è disponibile un wizard che faciliterà la migrazione dei dati dal tuo precedente CRM in uso,. La sua utilità però, è strettamente legata al rispetto della sequenza di importazione.
- Puoi importare utenti del sistema, che saranno aggiunti in modalità “disattivi”. Una volta terminato il processo di importazione, ti sarà possibile attivarli.
L’importanza dei campi
6. Accertati che la tipologia dei campi di destinazione corrisponda a quelli di partenza.
7. La formattazione del campo data è importante. Controlla il formato data nel file da importare e seleziona il medesimo formato nel migration wizard.
Fai attenzione. I file in formato CSV non salvano la formattazione del campo data, sarà automaticamente convertito a campo testo se il file viene salvato e chiuso. Controlla il formato data e mantieni il file aperto prima di importarlo.
8. I campi obbligatori devono necessariamente contenere dati. In caso contrario l’intero record sarà saltato. Per evitare questo risultato, puoi fare in modo che nessun campo di destinazione prima dell’importazione abbia come attributo l’obbligatorietà, e assegnarla una volta terminata l’importazione.
9. Fai in modo che i campi personalizzati siano creati prima dell’importazione dei dati. Altrimenti dovrai uscire dal wizard e creare il campo di destinazione. Infine potrai tornare di nuovoal wizard. CONSIGLIO: Prima di abbandonare il wizard, clicca il bottone NEXT. In questo modo salverai il processo di mappatura dei campi fin lì realizzato.
10. Effettua sempre un controllo incrociato prima dell’importazione.