Fondato nel 2009 a Bensenville, Illinois, Lakeside CNC Group è un’azienda di automazione industriale. Specializzato nel famoso marchio FANUC, il team di Lakeside ripara un’ampia gamma di prodotti CNC FANUC inclusi, a titolo esemplificativo, servomotori, servoamplificatori e altri componenti CNC. La loro base di clienti è composta da produttori degli Stati Uniti e di tutto il mondo.
I fogli di calcolo non erano una soluzione efficace per la gestione dei dati interni
Il CEO e proprietario del Lakeside CNC Group, Louis Castellano, sapeva che i processi aziendali della sua azienda richiedevano la personalizzazione. “I processi aziendali nel nostro settore sono abbastanza diversi dalla configurazione media offerta dalla maggior parte dei CRM sul mercato. Diciamo che i nostri preventivi offrono fino a tre prezzi e tre tipi di servizio contemporaneamente. Non possiamo utilizzare prezzi fissi , dobbiamo utilizzare una varietà di metodi di spedizione, inclusa la spedizione alla cieca tramite il conto UPS del cliente. In altre parole, è flessibile quanto le esigenze dei nostri clienti. Lavorando nel mercato di alto profilo dell’automazione industriale, dobbiamo seguire le esigenze dei clienti, qualunque cosa accada”, ha detto Castellano.
Non ci volle molto perché il team di Lakeside si rendesse conto che la gestione dei dati nei fogli di calcolo non era la soluzione più efficace. “Come molte aziende, all’inizio utilizzavamo fogli di calcolo Microsoft Excel per tutti i dati interni e Intuit QuickBooks per la contabilità. Il problema principale era che tutte le operazioni richiedevano input ed elaborazione manuali. Registra una richiesta di riparazione in un foglio di calcolo, assegnare il numero, emettere un preventivo in Quickbooks, fare il riferimento incrociato al record del foglio di calcolo e così via. Stavamo inviando e ricevendo letteralmente tonnellate di e-mail, anche le comunicazioni interne erano basate su e-mail”, ha detto Castellano.
Per automatizzare i processi aziendali, il team di Lakeside ha prima provato a implementare un sistema ERP basato su Windows, quindi è passato alle app SaaS e infine si è resa conto di aver bisogno di ulteriore integrazione e personalizzazione. “Il nostro tentativo iniziale di automatizzare la nostra attività è stato il software SIMMS di KCSA, Inc. Si trattava di un sistema ERP basato su Windows con un’architettura client-server. Abbiamo dovuto configurare e mantenere il server locale e la relativa infrastruttura IT. Il principale il problema con SIMMS era che dovevamo richiedere agli sviluppatori ogni parte di personalizzazione di cui avevamo bisogno. Poi rilasciavano la nuova versione, la scaricavamo, aggiornavamo ogni workstation e il server delle applicazioni e così via.
Inoltre, SIMMS ha funzionalità molto limitate quando si tratta di gestione delle relazioni con i clienti. Dopo due anni con SIMMS, abbiamo deciso di passare al software di nuova generazione. Abbiamo iniziato i test interni, valutando i principali attori sul mercato: Salesforce, Hubspot, Insightly, Zoho e SugarCRM. Uno dei requisiti chiave era la possibilità di essere personalizzati da parte nostra”, ha affermato Castellano.
Zoho Flow – il motore di integrazione per Zoho
Una volta che Lakeside ha deciso che le app SaaS erano la strada da percorrere, Zoho Flow è stato determinante nella loro scelta di utilizzare le app Zoho per il loro stack SaaS. “Zoho Flow è stato il motivo principale per cui abbiamo deciso a favore della piattaforma Zoho. La capacità di integrare le diverse parti della piattaforma non ha prezzo e siamo stati in grado di impostare tutti i trigger di processo di cui abbiamo bisogno. Attualmente, abbiamo otto grandi flussi . Integrano Zoho Books, Zoho Desk, Zoho CRM e Zoho Cliq in varie combinazioni. Ad esempio, i nostri tecnici ricevono una notifica quando il cliente accetta il preventivo sul portale Zoho Books, così possono iniziare a lavorare immediatamente sull’unità del cliente, non aspettando l’ordine diretto dal supervisore. La creazione di un ticket in Zoho Desk attiva un altro flusso che invia un documento di trasporto direttamente al cliente in modo che possa imballare e spedire immediatamente un’unità, e questi sono solo alcuni esempi.”
Una piattaforma di integrazione dovrebbe essere il nucleo del tuo ecosistema SaaS e Castellano concorda che questa prospettiva fosse fondamentale per Lakeside.
“Il vantaggio principale è che Zoho Flow connette le app che non possono essere collegate in altri modi. Con i flussi corretti, abbiamo standardizzato tutti i processi e standardizzate anche le interazioni tra i diversi ruoli nell’azienda”.
“In altre parole, utilizziamo Zoho Flow come designer dei processi aziendali, in cui le nostre app sono connesse in base alle interazioni reali e reali. Il vantaggio più misurabile è che non abbiamo più le “riparazioni dimenticate”. Zoho Desk controlla i “record intatti” ogni ora e il flusso appropriato notifica alla direzione gli ordini che sono stati archiviati ma non elaborati entro un periodo di tempo designato (il nostro tempo di reazione standard è di 2 ore). Prima, questo era il nostro problema principale”.
Con la profondità e la varietà dei servizi offerti da Zoho, il coordinamento di tutte le informazioni raccolte diventa cruciale. È qui che Flow si è rivelato significativo per Lakeside.
“Zoho Flow è stato il promotore dell’intera piattaforma Zoho”, ha affermato Castellano.
Niente più inserimento manuale dei dati.