L’IMPORTANZA DEI REPORTS:

Mentre le aziende sono impegnate a definire strategie di business ed assegnare obiettivi alla forza vendita, è sempre importante fare qualche passo indietro e soffermarsi ad analizzare quali siano le azioni più efficaci che portano alla chiusura di una trattativa con il cliente.

  • Qual’è il tempo medio impiegato per completare un ciclo di vendita?
  • In un mese quanti leads sono stati convertiti in clienti?
  • Chi sono i Best Performer all’interno del team di vendita?
  • Quali sono le unità aziendali che generano maggiori guadagni?

Questi sono esempi di alcune delle domande che possono sorgere all’interno di un’azienda e che possono trovare risposta sfruttando le funzionalità di una soluzione CRM.

A questo punto ZOHO CRM può venire in aiuto attraverso la generazione di Reports e Dashboards.

FUNZIONE REPORT IN ZOHO CRM:

Sempre di più le aziende tendono ad orientarsi verso il Reporting Aziendale per visualizzare ed analizzare tutte le variabili indicative per il successo di un business.

tabella

 

I Reports sono una serie di statistiche e grafici generati dal software a partire dai dati inseriti nel sistema; se interpretati correttamente, questi possono rivelarsi strumenti essenziali per raccogliere una grande quantità e varietà di dati e presentarli in un formato organizzato, in modo da facilitare la funzione di analisi, ovvero il processo che permette di esaminare informazioni provenienti da più fonti, raggrupparle, generare comparazioni, delineare i trend di crescita aziendali, i punti di forza e l’andamento del fatturato.
Zoho CRM fornisce più di 40 modelli di report che possono essere utilizzati per generare una lista di dati da analizzare ed offre anche la possibilità di crearne dei nuovi o andare a modificare i preesistenti in base alle proprie esigenze.

 

 

 

COME COSTRUIRE UN REPORT:

Costruire un report è estremamente semplice ma, prima di vedere nello specifico i passi da seguire, soffermiamoci sulle tipologie di reports che si possono incontrare in Zoho CRM.
Esitono tre tipologie di reports, a seconda dei dati da trattare e le operazioni da compiere:

  • Tabular Report
    Mostra una lista tabellare di informazioni come la mailing list dei contatti o una vista del proprio processo di vendita;
  • Summary Report
    Mostra un riepilogo delle informazioni dove si possono eseguire raggruppamenti, rappresentare i subtotali, i totali ed eseguire operazioni numeriche. Può risultare utile raggruppare records per specifici criteri, come ad esempio per lo status dei lead, per il settore di appartenenza dei potenziali o altri campi specifici, in modo da avere una visione più chiara ed organizzata.
  • Matrix Report
    Mostra i dati sotto forma di matrice, ovvero attraverso una serie di campi riga e colonna che si intersecano e che permettono un’interpretazione dei dati avanzata.

 

Vediamo ora nel dettaglio gli step necessari per costruire il nostro report:

Scenario – L’azienda vuole avere una rappresentazione della somma del valore dei potenziali, differenziata per ciascuna fase del ciclo di vendita e mese per mese.

 

Passo 1 – Cliccare sulla sezione Report

cliccare_su_report_001

 

Passo 2 – Cliccare su “crea Report”, selezionare il modulo “potenziali” e fare click su “continua”.

 

crea_modulo_potenziali

 

Passo 3 – Scegliere il Report a matrice;

 

report_matrice

 

successivamente selezionare la casella “Raggruppamento”.
Come intestazione di riga scegliere “ fase “ in ordine ascendente e come intestazione di colonna scegliere i subtotali del campo “data di chiusura”, raggruppando le date “per mese e anno”.

 

raggruppamento

 

Passo 4 – Nella casella “Colonne di Totale” scegliere la colonna “Potenziale- Valore” e l’operazione di “Somma”.

colonne_di_totale

 

Attraverso il parametro “Criteria” è possibile inoltre applicare dei filtri per avere una rappresentazione personalizzata dei dati inseriti. In questo caso il criterio è stato la rappresentazione dei soli mesi di Settembre Ottobre e Novembre.

Passo 5 – Il risultato

risultato_matrice

 

I reports che sono stati creati possono poi essere organizzati in cartelle personali o pubbliche, specificandolo nelle opzioni; inoltre gli stessi possono essere automaticamente inviati ai propri colleghi, all’executive management o agli utenti non Zoho attraverso la funzione di Schedule Reports (Reports pianificati) in cui è possibile configurare e specificare quali reports devono essere inviati, con che frequenza e a quale destinatario.
Per facilitare l’interpretazione dei dati Zoho CRM offre la possibilità di creare grafici a barre verticali, torte e imbuti; per rendere più agevole un collegamento tra più reports risulta poi molto efficace la costruzione di una Dashboard.
La dashboard genera una vista personalizzata bidimensionale o tridimensionale dei grafici e supporta l’azienda nelle comparazioni tra le azioni intraprese, nelle decisioni di marketing o nel supporto al cliente.

Grazie a Zoho CRM è semplice monitorare costantemente il comportamento della propria azienda e, per coloro che desiderano delle funzionalità più avanzate, esiste oggi la possibilità di integrarlo con la soluzione ZOHO REPORTS… ancora più semplice, ancora più completa.