In poche parole, un processo è un insieme di azioni eseguite in una sequenza basata sul contesto. Ognuna di queste azioni ha un risultato che diventa l’input per l’azione successiva nella sequenza.

I processi nel customer service sono messi in atto per garantire coerenza, migliorare l’efficienza e aiutare la tua azienda a gestire la propria scalabilità. Ma, spesso, si trovano di fronte a difficoltà pratiche come:

  • Scarsa esecuzione (follow-through): la tua azienda può formare i tuoi dipendenti nei processi, ma spesso c’è molto spazio per errori umani. Questo comporta che alcune informazioni vengano tralasciate e che, quindi, i clienti perdano tempo. 
  • Mancanza di collaborazione interfunzionale: quando più team lavorano insieme su un processo, vi è una possibilità che il processo venga interpretato erroneamente. Questo comporta ogni team a interpretare i propri ruoli in modo diverso, il che a sua volta influisce sull’esperienza del cliente.
  • Contesto incompleto: senza la struttura per mantenere coerenza, i processi possono diventare inefficaci e incompleti. Di conseguenza, i tuoi agenti potrebbero perdere il contesto cruciale di cui avranno bisogno in seguito.
  • Responsabilità poco chiare: senza gli stakeholders autorizzati, diventa difficile tenere traccia dei fatti essenziali relativi ai ticket. Blueprint semplifica il follow-up di un ticket, identifica in quale fase del processo si trova il ticket e scopre chi è responsabile dei suoi ulteriori progressi. Altrimenti, intoppi e punti deboli diventano difficili da identificare e risolvere.

Mentre mitigare questi problemi nella vita reale può rappresentare un’enorme sfida, l’integrazione del processo del tuo servizio in un software può portare a un approccio più snello e, quindi, ridurre al minimo l’errore umano.

Blueprint: la rivoluzione nella gestione dei tuoi processi

Blueprint in Zoho Desk può aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Infatti, affronta tutte le limitazioni di cui abbiamo parlato prima mentre rende la gestione dei processi context-aware, ovvero consapevole del contesto:

  • Esecuzione (Follow-through): una volta stabilito il processo e formato i propri agenti, Blueprint garantisce che tutti i criteri siano soddisfatti e che, perciò, non ci siano problemi.
Le gestione della modalità di esecuzione non è mai stata così precisa
Le gestione della modalità di esecuzione non è mai stata così precisa
  • Collaborazione interfunzionale: Blueprint è compatibile con i processi interfunzionali e semplifica il passaggio dei ticket attraverso i diversi dipartimenti o team all’interno della tua
Blueprint facilita la collaborazione tra i vari agenti
Blueprint facilita la collaborazione tra i vari agenti
  • Contesto completo: imponendo le azioni richieste in ogni fase del processo, Blueprint garantisce che tutti i record siano correttamente compilati e che le informazioni necessarie per dedurre il contesto vengano acquisite in ogni fase.
Crea un record completo del contesto grazie a Blueprint
Crea un record completo del contesto grazie a Blueprint
  • Responsabilità chiara: con Blueprint è facile vedere chi è responsabile nel portare avanti un ticket in qualunque momento. I ticket si spostano automaticamente da uno Stato all’altro, senza che i dipendenti debbano ri-assegnarli ogni volta.
Chi si sta occupando di questo ticket? Scoprilo con Blueprint!
Chi si sta occupando di questo ticket? Scoprilo con Blueprint!

Blueprint rende la gestione dei processi più semplice ed efficiente. In altre parole, fa funzionare il tuo team … beh, in realtà funziona già!